[Produktivität] Getting Things Done

Ich muss heute noch: Obst kaufen, die Pflanzen gießen, einen Blogbeitrag recherchieren, ein Rezept beim Arzt abholen und eine Email bezüglich einer Projektplanung schreiben. ‚Die 5 Sachen merk ich mir.‘, denke ich. Doch dann ruft eine Freundin an und fragt, ob wir heute nachmittag einen Kaffee trinken gehen und über den Urlaub quatschen. ‚Klaro‘,sag ich. Also: Obst, gießen, Blogbeitrag, Rezept, Email, um 15.oo Uhr Kaffee, dafür Urlaubsfotos mitbringen. „Und könntest du dran denken, meine Tupperdose mitzubringen von der letzten Party?“ „Kein Problem!“ Jetzt sind es Obst, Gießen, Blog, Rezept, Fotos… moment, war da nicht noch was wegen einer Email?

Ich schrieb vor nicht langer Zeit über meine neue Liebe zum Bullet Journal System. Ich wurde danach gefragt, was es denn mit GTD auf sich hat. ‚Getting Things Done‘ greift immer dann, wenn im Hirn mal wieder alles überquillt. Die GTD-Methode wurde von David Allen entwickelt, ist mittlerweile ein Bestseller in  Sachen Selbstorganisation und hilft, diesem Termin- und To-Do – Chaos ein Ende zu machen. Die Basis dieses Systems ist das konsequente Aufschreiben aller Dinge, die so im Kopf herum spuken. Also nicht nur den Zahnarzt-Termin und den Dienstplan, sondern auch die Einkaufsliste, das Bezahlen einer Rechnung oder ‚Email wegen XY schreiben‘. Denn all dieser Kram schwirrt jeden Tag in eurem Bewusstsein und schränkt dadurch eure Konzentration auf andere Dinge ein. Also aufgeschrieben, auf dem Papier statt im Kopf vermerkt und Platz für die wichtigen Dinge machen.

1.Sammle alle To-Dos, Termine und Ideen in einem System

Sei es euer Handy, der Google Kalender, Outlook oder ein analoger Planer, wie etwa ein Bullet Journal, ein Kalender oder nur ein simples Notizbuch: Findet einen Ort, an dem alles Platz hat. Haltet dort Termine in einem Kalender und Aufgaben auf spezifischen Listen fest. Bevor ich dieses System beherzigte, hatte ich zwar einen Kalender, jedoch 2 zusätzliche Notizbücher für Projekte, jede Menge Post-It-Zettel auf dem Monitor und eine Einkaufsliste irgendwo in meinem schwarzen Loch, dass sich Damenhandtasche schimpft. Mittlerweile habe ich alles an einem Platz: Ich finde alles wieder und – was noch viel toller ist – ich ‚denke‘ plötzlich an alles.

2.Sichte all diese Tätigkeiten und entscheide über die nächsten Schritte

Wenn ihr die To-Dos überfliegt überlegt euch, ob diese Aufgabe noch relevant ist. Wenn nicht, streicht sie. Wenn ja, überlegt, wie ihr diese Aufgabe am schnellsten lösen könnt. Legt diese Aufgabe nicht wieder zurück, sondern erledigt es sofort, wenn ihr könnt. Prokrastination bringt überhaupt nichts. Wenn ihr die Rechnung gerade in der Hand habt, dann bezahlt sie auch jetzt und nicht erst in 2 Tagen. So spart ihr nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Dinge, die ihr aufgrund von mangelnder Zeit, Fähigkeiten, Materialien, Informationen oder ähnlichem nicht sofort erledigen könnt, solltet ihr delegieren oder einen Termin in eurem Kalender eintragen, an dem ihr diese Aufgabe wieder in Angriff nehmen könnt. Zerlegt außerdem große Aufgaben in kleine erreichbare Teil-Schritte. ‚Bachelor-Arbeit schreiben‘ wird wohl kaum für einen Tag zu machen sein. Schreibt deswegen doch lieber ‚5 Seiten Einleitung BA-Arbeit schreiben‘. Klingt doch viel machbarer, oder?

Bearbeitet diesen ‚Eingangskorb‘ in eurem System täglich und geht dabei am besten nach ‚Last in, first out‘ vor, also von den älteren ToDos oben nach neueren unten. Bei GTD gibt es keine priorisierten Aufgaben. Bearbeitet nacheinander immer nur eine Position, damit ihr euch ganz auf diese Aufgabe konzentrieren könnt. Verschiebt diese Aufgabe, wie bereits erwähnt, nicht grundlos nach hinten. Einmal in der Woche erfolgt dann eine Wochendurchsicht, in dem ihr überprüft, ob alle Projektlisten auf dem aktuellen Stand sind.

Ganz schön viel Theorie! Deswegen stelle ich euch dieses System gern mal ein bisschen praktischer vor. Hier ein tägliches Beispiel aus meinem persönlichen Bullet Journal, dass mit der GTD-Methode arbeitet:

GTD

Am Dienstag Abend vor dem zubett gehen, schreibe ich mir schon mal meine Liste für Mittwoch vor, damit ich morgen früh gleich starten kann. Ich schaue also in meinen Kalender und sehe: eine Freundin hat Geburtstag und ich habe eine Spätschicht ab 15°° Uhr. Das sind gleich mal meine ersten ‚Bullets‘, also Aufgaben für Mittwoch. Daraus folgt außerdem die To-Do ‚Geschenk verpacken‘. Zudem muss ich eine wichtige Email schreiben, müsste laut Jogging-Plan laufen gehen und einer anderen Freundin etwas vorbei bringen. Außerdem: Blog-Beiträge für diesen und den Mitmachblog, sowie Essensvorbereitung für Donnerstag. Hätte ich mir das nicht alles aufgeschrieben, würde ich bestimmt die Hälfte vergessen.

  • Geschenke verpacken

wird am Mittwoch morgen nach ein wenig Hantieren mit Klebeband und Geschenkpapier zu einer erledigten Aufgabe:

x Geschenke verpacken

Ist es nicht toll, wenn man etwas von seinen To-Dos abstreichen kann? Den Beitrag für den Mitmachblog dagegen habe ich leider nicht geschafft, aus welchem Grund auch immer.

> Mmb – Post

Diese To-Do habe ich deswegen mit einem kleinen Pfeil markiert, damit ich weiß, dass ich diese Aufgabe auf Donnerstag verlegen muss. Am Ende der Woche schaue ich dann über die vergangenen Tage drüber, ob ich noch unbearbeitete Aufgaben habe. Wenn ja, überlege ich, ob die Aufgabe überhaupt noch nötig ist. Ich streiche sie entweder komplett oder übertrage sie in die nächste Woche.
Ich für meinen Teil kann mit der GTD-Methode viel abarbeiten. Viele kritisieren jedoch, dass die GTD-Methode keine Aufgaben priorisiert, sondern ‚Blumen gießen‘ genau so dringend ist wie ‚Strom bezahlen‘. Vielleicht ist ja dann eher das Eisenhower-Prinzip abgesegnetetwas für euch?

Wie bekommt ihr euren Alltagswahnsinn so geregelt?

 

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7 Kommentare

  1. Hallo, Tex!
    Oh, danke für die Erklärung. Ich habe mich schon ziemlich auf diesen Post gefreut, weil es so interessant klingt.
    So wie es aussieht habe ich das schon instinktiv in mein Bulletjournal aufgenommen. Das Problem ist momentan nur noch, dass ich viel zu viel der kleinen Dinge nicht erledige und das dann weitergeschoben wird. Arg, diese Sache mit den Pfeilen… Hm. Auf jeden Fall nett, dass du das noch mal so ausführlich erklärt hast. 😉 Dein BJ schaut irgendwie viel fröhlicher aus als meines. Vielleicht sollte ich ihm mal mit den Stifen an den Kragen. 😀
    LG, m

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    • Die böse Aufschieberitis habe ich an manchen Tagen auch. Markiere mir mittlerweile alles fett in rot an, was länger als 3 Tage geschoben wurde. Da reagiert dann meist mein schlechtes Gewissen. 😆
      Lass dich nicht täuschen, ich hab mir die ordentlichsten und dekorativsten Seiten als Beispiel raus gesucht. 😉 Bin da auch eher für Produktivität statt Ästhetik. Habe allerdings festgestellt, dass mir vier, fünf Grundfarben für Farbkodierung und schnellem Wiederfinden gute Dienste leisten.
      Toll, dass ich dir eine Freude machen konnte. Ich denke, es wird noch ein bisschen was zu Selbstmanagement kommen, vielleicht findest du da auch wieder was interessantes. 😊

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  2. Geregelt, das Chaos kann man regeln???? Ich (Masse) stolpere müde (Energie) durch den Tag (Zeit) und die Zimmer (Raum) und murmle mantraartig“Was wollte ich noch gleich?“ mit gelegentlichen, erschrockenen Ausrufen „Das gibt’s doch nicht, jetzt habe ich vergessen, x zu tun! Ich werde noch wahnsinnig!“ Auf diese Art betreibe ich täglich angewandte Physik und verbinde Genie und Wahnsinn – o.k. das Genie fehlt noch in der Gleichung, aber das ist ja wohl eine vernachlässigbare Größe
    😉

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    • Genie hat soweit ich weiß auch eine Variable, die bekannterweise exponential zum Wahnsinnsfaktor steigt. 😉 Nicht umsonst heißt es ja, dass nur das Genie das Chaos beherrscht. Da es mir leider an Genialität mangelt, muss ich das mit Ordnung (o^2) ausgleichen, damit die Rechnung wieder aufgeht. 😊

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